Doanh nghiệp chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những thủ tục gì?

1. Quy định về trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ tại Khoản 3, Điều 48, Bộ Luật lao động 2019 (có hiệu lực từ năm 2021) quy định:

“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.”

Cũng tại Khoản 5, Điều 21, Luật bảo hiểm xã hội 2014 cũng đề cập đến trách nhiệm chốt sổ BHXH như sau:

“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

Trong trường hợp doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động sẽ bị phạt hành chính. Trong trường hợp này, người lao động cần liên hệ với cơ quan BHXH nơi quản lý hồ sơ BHXH của mình để được hỗ trợ giải quyết thủ tục chốt sổ theo đúng quy định.

2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những thủ tục gì?

Căn cứ theo quy định của Pháp luật để thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội người lao động và người sử dụng lao động cần làm các thủ tục sau:

2.1 Đối với người lao người lao động 

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về trách nhiệm của người sử dụng lao động và cơ quan BHXH. Tuy nhiên, để được chốt sổ người lao động sẽ phải yêu cầu được chốt sổ BHXH. 

• Đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc: Gửi yêu cầu chốt sổ BHXH đến người sử dụng lao động để được chốt sổ.

• Đối với các các người lao động tham gia BHXH tự nguyện: Người lao động cần mang sổ BHXH cùng thẻ căn cước (chứng minh thư nhân dân) đến cơ quan BHXH để được chốt sổ.

Sau khi yêu cầu được chốt sổ người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ làm các thủ tục để chốt sổ cho người lao động.

2.2 Đối với người sử dụng lao động

Để chốt sổ cho người lao động khi được yêu cầu hoặc khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động tiến hành làm thủ tục chốt sổ như sau:

Sau khi người sử dụng lao động tiếp nhận yêu cầu chốt sổ BHXH thì đề nghị người lao động nộp sổ BHXH (nếu người lao động giữ sổ BHXH). Tiếp theo thực hiện lần lượt các bước: 

Bước 1: Báo giảm lao động 

Người sử dụng lao động làm thủ tục báo giảm lao động hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động gồm: 

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định số 959/QĐ-BHXH.

• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).

• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).

• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. 

Sau khi hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động gửi đến cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý hồ sơ BHXH của người lao động. 

Bước 2: Chốt sổ BHXH

Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2, Điểm b, Khoản 1, Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).

• Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ 

• Toàn bộ tờ rời của sổ BHXH thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

• 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS.

• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Người sử dụng lao động hoàn tất các hồ sơ sau đó có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Trong trường hợp thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động cùng nhau thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH của người được chốt sổ.

3. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Khi người lao động thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (Trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày). Nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

Thời gian cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Người lao lao động nếu chờ quá 10 ngày mà chưa được giải quyết cần liên hệ với đơn vị, doanh nghiệp và cơ quan BHXH để nắm được thông tin. Trường hợp hồ sơ chưa được giải quyết đơn vị BHXH cần có thông báo bằng văn bản ghi rõ lý do.

Như vậy, trong bài viết trên đây bảo hiểm xã hội eBH đã giúp bạn đọc trả lời cho câu hỏi "chốt sổ bảo hiểm xã hội cần thủ tục gì?" được đề cập ở đầu bài viết. Mong rằng với những chia sẻ trong bài viết có thể mang lại cho bạn đọc những thông tin hữu ích nhất.