Chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bị phạt thế nào?

Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC được triển khai giai đoạn 1 tại 06 tỉnh, thành, sau đó sẽ được áp dụng trên toàn quốc. Một trong những quy định mà bộ phận kế toán doanh nghiệp cần biết là việc chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

1. Yêu cầu về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế:

Căn cứ quy định tại Điều 17 Nghị định 123, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ, ký số và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử không có mã:

Tại Điều 18 Nghị định 123 quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Tiếp đó tại Điều 22 quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).

Có hai phương thức chuyển hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế:

1. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Nộp cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (theo Tháng hoặc Quý), áp dụng với các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng

Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.

Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày

2. Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế. Tại Khoản 1, Điều 6 Thông tư 78 bổ sung thời điểm chuyển chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.

2. Mức xử phạt chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:

3. Làm sao để hạn chế việc bị phạt do nộp muộn, không chuyển dữ liệu?

Như vậy, hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử gồm có chuyển chậm quá thòi hạn, chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ, không chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

Để hạn chế vấn đề này, doanh nghiệp cần cập nhật thời hạn chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định theo từng đối tượng nêu trên (chuyển đầy đủ hay chuyển theo bảng tổng hợp).

Ngoài ra, cần làm việc với các Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử xây dựng các chức năng, tiện ích cảnh báo, nhắc nhở và hỗ trợ tự động việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế theo đúng thời hạn trên phần mềm hóa đơn điện tử.